Jeder kennt heutzutage die To-do-Liste, und im Internet gibt es tausende Artikel darüber. Aber das ist nicht der Grund, warum ich diesen Artikel schreibe. Die To-do-Liste ist tatsächlich mein ein und alles, wenn es um Produktivität, Prioritätensetzung und Stressabbau geht!
Wenn du mir nicht glaubst, kannst du meine Mutter fragen. Sie erzählt dir bestimmt liebend gerne von der 7-jährigen Karina, die eine Geburtstagsparty für ihr Meerschweinchen plante. Ich hatte eine Liste aller Gäste erstellt und bestimmt, was sie alles für mein Meerschweinchen tun konnten: füttern, streicheln, spazieren führen, baden… zwar bin ich gut im Planen, aber ich war mit sieben definitiv eine furchtbare Meerschweinchenbesitzerin!
Ich fand es toll, alles aufzuschreiben, weil ich sichergehen wollte, dass keiner meiner Gäste von dem ganzen Meerschweinchen-Spaß ausgeschlossen wurde.
To-do-Listen sind mein ein und alles. Sie stellen sicher, dass ich nie zu spät komme, dass ich motiviert, produktiv, ruhig und immer auf der Höhe bin. Sie helfen mir auch, Prioritäten zu setzen, aber darüber werde ich in einem anderen Artikel ins Detail gehen.
Und jetzt lass uns darüber sprechen, wie To-do-Listen dir dabei helfen können, produktiv zu sein und Stress abzubauen.
1. Sobald du eine Aufgabe aufgeschrieben hast, kannst du sie nicht mehr vergessen
Eine der größten Stressquellen ist die Angst davor, etwas Wichtiges zu vergessen. Wenn du dir aber die Zeit nimmst, alle Aufgaben aufzuschreiben, brauchst du dir darüber keine Gedanken mehr zu machen!
2. To-do-Listen helfen dir, Aufgaben klarer zu sehen
Manchmal fühlen wir uns gestresst, weil wir viel zu viel zu tun haben und nicht wissen, wo wir anfangen sollen.
Mein Tipp ist: Fange damit an, alles aufzuschreiben. Du wirst wahrscheinlich feststellen, dass einige Aufgaben zusammengehören, einige erst in einem Jahr fällig sind und du sie langsam angehen kannst, und einige können vielleicht innerhalb einiger Minuten erledigt werden.
Sobald du alles in deinen eigenen Worten formuliert hast, erscheint dir deine To-do-Liste gar nicht mehr so schlimm!
3. To-do-Listen helfen dabei, Aufgaben zu strukturieren
Verschiedene Aufgaben sind oft miteinander verbunden und können gleichzeitig erledigt werden.
Stell dir vor, du musst einen Kollegen anschreiben, um von ihm verschiedene Informationen zu erhalten. Wenn du alle deine Fragen in einer E-Mail zusammenfasst, bist du viel schneller fertig, als wenn du 5 E-Mails schreibst!
Einige Aufgaben können gut hintereinander erledigt werden, da sie dieselbe Denkweise erfordern oder innerhalb derselben Software ausgeführt werden.
Wenn du alles auflistest, denkst du gezwungenermaßen über deine Aufgaben nach, anstatt dich blindlings in die Arbeit zu stürzen. Und das spart oft viel Zeit!
4. To-do-Listen ermöglichen es, sich ausschließlich auf eine Aufgabe zu konzentrieren
Wenn du keine To-do-Liste hast, denkt ein Teil des Gehirns immer darüber nach, was alles noch erledigt werden muss.
Wenn du aber alle deine Aufgaben auf einer Liste notiert und deren Reihenfolge bestimmt hast, musst du lediglich an deine aktuelle Aufgabe denken. Dies erhöht die Konzentration, vermeidet Fehler und hilft dir, schneller zu arbeiten!
5. To-do-Listen helfen, Prioritäten zu setzen und Fristen einzuhalten
To-do-Listen sind besonders praktisch, um Aufgaben zu priorisieren. Wenn du eine Liste mit allen deinen Aufgaben hast, ist es sehr einfach, diese gleich mit einer Frist zu versehen.
Du kannst deine To-do-Listen auch farbig gestalten, wenn du magst. Ein Beispiel wäre: rot für Aufgaben, die du heute erledigen musst, blau bis zum Ende der Woche, grün für langfristige Projekte.
Du kannst auch verschiedene To-do-Listen für jeden Wochentag erstellen, was mein persönlicher Favorit ist. Dabei musst du nur aufpassen, dass du die Listen auch anpasst, wenn sich etwas ändert!
Prioritäten setzen ist besonders wichtig, wenn du viel zu tun hast. Es verhindert, dass du Fristen verpasst oder dich zu sehr stressen musst.
6. To-do-Listen helfen, große Projekte Schritt für Schritt anzugehen
Viele Menschen verstricken sich in kleinen Aufgaben und kommen nie dazu, an größeren Projekten zu arbeiten. Es scheint uns schwieriger, mit größeren Projekten anzufangen, weil so viel getan werden muss. Allerdings kann man sie auch nicht einfach ignorieren!
Mein Tipp ist: Nimm immer einige Aufgaben im Zusammenhang mit größeren Projekten in deine tägliche To-do-Liste auf, auch wenn die Frist weit in der Zukunft zu liegen scheint. Wenn du dein Projekt so aufteilst, wirst du damit fertig, ohne es zu merken!
7. Schreibe alles auf deine To-do-Liste
Setze auch kleine Aufgaben wie Sport oder den Abwasch auf deine tägliche To-do-Liste. Auf diese Weise hast du eine umfassende Liste, die du abhaken kannst. Und weißt am Ende des Tages, dass du nichts vergessen hast!
8. Halte deine To-do-Listen kurz
To-do-Listen verhelfen dir an unmotivierten Tagen zur Produktivität. Aber nicht, wenn du dir 65 Dinge aufgibst!
Erstelle einfach eine kurze Liste von 4 oder 5 einfachen Aufgaben und fang direkt damit an. So ist sie viel leichter zu bewältigen als eine lange und komplizierte Liste!
9. Gestalte deine To-do-Listen sauber und klar
Eine saubere To-do-Liste ist der beste Weg, um konzentriert und produktiv zu arbeiten. Unnötige Informationen hingegen können ablenkend wirken!
Es ist auch wichtig, alle Aufgaben so zu aufzuschreiben, dass du sie später verstehen kannst. Dies gilt für die Handschrift, aber auch für die Formulierung. Du hast bestimmt keine Lust, stundenlang darüber zu grübeln, was du denn mit jenem Stichwort gemeint haben könntest!
10. Eine To-do-Liste muss auf eine Seite passen
Jetzt mal ernsthaft: niemand kann produktiv arbeiten, wenn er eine 5-seitige To-do-Liste vor sich liegen hat. Das führt nicht nur zu Stress, sondern auch dazu, dass man mit Sicherheit irgendetwas vergessen wird. Es ist nun mal nicht möglich, 5 Seiten gleichzeitig im Auge zu haben.
Geh also davon aus, dass alle Prioritäten für den Tag auf eine Seite passen müssen! Mehr wäre wahrscheinlich eh nicht zu schaffen? Du kannst natürlich eine andere (längere) To-do-Liste als Referenz haben, wenn du sie brauchst.
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