Prioritätensetzung ist besonders dann wichtig, wenn auf deiner To-do-Liste mehr Aufgaben stehen, als du an einem Tag schaffen kannst. Viele Leute ignorieren diesen Schritt, was wirklich schade ist!
Prioritäten zu setzten hilft einem nämlich dabei, schneller und effizienter zu arbeiten. Und das wiederum bedeutet, dass man keine Abgabetermine verpasst, weniger gestresst ist und nicht bis spät in die Nacht arbeiten muss.
Bei meiner vorherigen Arbeit bekamen wir ungefähr 55 neue Aufgaben pro Minute. Alle davon waren wichtig, und alle mussten auf der Stelle erledigt werden. Niemand kümmerte sich darum, dass der Tag nur 24 Stunden hat! Kommt dir das bekannt vor?
Selbst wenn man nicht ständig neue Aufgaben vorgelegt bekommt, kann es vorkommen, dass man eine To-do-Liste mit gefühlt einer Million Seiten hat, sodass man sich überfordert und gestresst fühlt.
Es fällt uns so schwer, einen Arbeitsberg zu bewältigen, weil wir einfach kein Ende sehen. Wir fühlen uns, als könnten wir das allen niemals in der gegebenen Zeit fertigstellen. Und wenn man das Gefühl hat, dass man es sowieso nicht schafft, wird das Anfangen auch nicht leichter.
In Wirklichkeit aber ist es wahrscheinlich doch möglich, die ganze Arbeit rechtzeitig zu schaffen: und zwar, in dem man Prioritäten setzt! Und wenn du danach wirklich feststellst, dass es nicht machbar ist, musst du mit deinem Chef oder Kunden darüber reden. Aber darauf gehe ich zu Ende dieses Artikels ein.
Ich hatte bereits darüber gesprochen, wie wichtig es ist, eine To-do-Liste anzulegen. Zusammenfassend möchte ich noch einmal sagen, dass du unbedingt damit anfangen solltest, deine Aufgaben aufzuschreiben. Dabei wirst du nämlich höchstwahrscheinlich feststellen, dass einige Aufgaben kombiniert werden können und andere zu diesem Zeitpunkt nicht relevant sind.
Sobald du alles Irrelevante von deiner heutigen To-do-Liste entfernt und deine Aufgaben in Gruppen aufgeteilt hast, kannst du nun mit der Prioritätensetzung beginnen (yay!):
Indentifiziere alle „nice to have“ Aufgaben und heb sie dir für später auf
Wenn du im Einzelhandel arbeitest und dein Chef dich gebeten hat, alle Produktbeschreibungen der 4000 Produkte auf eurer Webseite neu zu schreiben, musst du kein Genie sein, um zu sehen, dass es sich dabei nicht um eine Priorität handelt. Da die Arbeit unmöglich in einer Sitzung zu bewältigen ist, musst du dir einfach im kommenden Monat täglich eine Stunde Zeit dafür nehmen. Aber als Priorität solltest du diese Aufgabe nicht behandeln.
Im Allgemeinen sind „kosmetische“ Aufgaben, bei denen es darum geht, etwas schöner oder klarer zu machen oder kleine Fehler zu beseitigen, niemals Prioritäten. Fang nicht mit diesen Aufgaben an, wenn du auch so schon eine Million Dinge zu tun hast. Fange immer mit dem Wesentlichen an!
Eine andere Möglichkeit, Prioritäten von Nicht-Prioritäten zu unterscheiden, ist die Frage“ hat das unmittelbar mit Geld zu tun?“. Wenn das Zahlungssystem kaputt ist und es repariert werden muss, um Geld zu verdienen, ist das eine Priorität. Wenn die Aufgabe jedoch keinen direkten (unmittelbaren) Einfluss auf den Umsatz hat, handelt es sich wahrscheinlich nicht um eine Priorität. Dies gilt insbesondere für den Einzelhandel, aber du kannst das gleiche Prinzip für deine Branche anpassen!
Regel Nr. 1 der Prioritätensetzung ist: Wenn es ohne die Änderung funktioniert, dann kann die Änderung warten.
Vermeide Multitasking, um Stress abzubauen und effizienter zu arbeiten
Wir lassen uns schnell von neuen Aufgaben ablenken. Bei meiner letzten Arbeit sah ich immer, wie meine Kollegen alles stehen und liegen ließen, wenn sie eine neue Aufgabe bekamen. Sie blieben dann bis 21 Uhr auf der Arbeit und waren extrem gestresst. Außerdem hatten sie das Gefühl, keine gute Arbeit zu leisten! Ich weiß das, weil sie es mir mehrmals gesagt haben.
Und ich? Naja, zuerst habe ich denselben Fehler gemacht. Aber schon bald fand ich einen Weg, effizienter mit solchen Situationen umzugehen. Ich konnte um 18 Uhr nach Hause gehen, gute Arbeit leisten (meine Chefin war sehr mit mir zufrieden, obwohl ich immer als erste das Büro verließ!), und war sogar für mein gutes Zeitmanagement bekannt!
Und hier ist mein Geheimnis: Sobald ich eine neue Aufgabe bekam, hörte ich sie mir genau an und entschied, wie lange ich dafür brauchen würde. Dann fragte ich mich, ob es sich um eine Priorität handelte oder ob sie auch bis morgen warten konnte.
In beiden Fällen schrieb ich die Aufgabe auf – entweder auf meiner täglichen To-do-Liste oder auf der allgemeinen.
Niemals aber unterbrach ich, was ich gerade tat. Wenn nötig, sage ich meiner Chefin einfach, dass ich in einer Stunde mit der neuen Priorität beginnen würde, da ich gerade an X arbeitete, was aus Y Gründen bis heute Arbeit fertig sein musste.
Der Grund, warum du niemals eine Aufgabe unterbrechen solltest, um eine neue zu beginnen (es sei denn, die erste war keine Priorität und die zweite schon), ist der folgende: Wir brauchen ziemlich lange, bis wir uns in eine Aufgabe reindenken und produktiv werden können. Wenn du dich ständig selbst unterbrichst, brauchst du also viel mehr Zeit, als wenn du alles an einem Stück durchziehst.
Vielleicht denkst du, dass dir dein Chef so etwas niemals durchgehen lassen würde. Aber sieh das mal von einem anderen Standpunkt aus: Du sagst deinem Chef, dass Aufgabe 1 Priorität hat und nennst einen guten Grund dafür. In 80% aller Fälle reicht dieses Argument wahrscheinlich aus, denn du arbeitest ja für das Unternehmen.
Wenn dein Chef aber der Meinung ist, dass Aufgabe 2 wichtiger ist, ist das auch in Ordnung. Dann hast du nämlich die offizielle Anweisung, Aufgabe 1 liegen zu lassen. Und wenn sie nicht rechtzeitig fertig ist, dann war es die Entscheidung deines Chefs! Im Prinzip kannst du also nichts falsch machen.
Regel Nr. 2 der Prioritätensetzung ist: Beende immer eine Aufgabe, bevor du die nächste beginnst. Multitasking ist KEINE gute Idee.
Arbeite an einer Priorität nach der anderen und ignoriere alles andere
Wenn du viel zu tun hast, ist es besonders wichtig, dich einzig und allein auf deine Prioritäten zu konzentrieren, ohne auf unwichtige Dinge zu achten. 90% deiner E-Mails sind nicht wichtig und vor allem nicht dringend, sodass du dein Postfach einfach ignorieren kannst, bis du fertig bist.
Wir arbeiten viel schneller, wenn wir uns nicht ständig selber unterbrechen. Also tu alles, was in deiner Macht steht, um deine Konzentration zu erhöhen. Setze Kopfhörer auf, steck dein Telefon aus, schließe dein Outlook. Konzentriere dich zu 100% auf deine Aufgabe. Und wenn du fertig bist, kannst du zur nächsten übergehen, bis alle deine Prioritäten für den Tag erledigt sind.
Regel Nr. 3 der Prioritätensetzung ist: Wenn du deine Konzentration zu 100% auf eine Aufgabe richtest, wirst du viel schneller damit fertig.
Zeitmanagement ist ein wichtiger Teil der Prioritätensetzung
Du musst immer ganz genau wissen, wie viel Zeit du für eine bestimmte Aufgabe brauchst, bevor du mit der Arbeit beginnst. Sonst stürzt du dich blindlings in die Arbeit und kannst gar nicht einschätzen, was machbar ist und was nicht!
Mein Geheimnis hier? Sei großzügig mit deiner Zeit. Zeiten wie „10 Minuten“ gibt es nicht. Nichts dauert 10 Minuten, weil du vielleicht Tee holen willst oder auf Toilette musst. Die kürzeste Zeitspanne ist 30 Minuten, egal für was. Nimm dir immer mehr Zeit, als dir nötig erscheint. Das gibt dir die Freiheit, auch mal länger zu brauchen oder dich um etwas Unvorhergesehenes zu kümmern! Und du kannst sicher sein, dass alles tatsächlich rechtzeitig fertig wird, wahrscheinlich sogar früher. Das ist ein ziemlich gutes Gefühl. 🙂
Regel Nr. 4 der Prioritätensetzung ist: Plane deine Zeit für jede Aufgabe und achte darauf, dir mehr Zeit zu geben, als du für nötig hältst!
Kommunikation ist das A und O
Wenn du deine Prioritäten gesetzt hast, kannst du feststellen, ob deine To-do-Liste nun tatsächlich machbar ist, oder nicht. Wenn sie nicht machbar ist, musst du das Problem auf der Stelle identifizieren und darüber sprechen! Teile es deinem Chef, deinem Kunden oder deinen Kollegen mit bitte sie um Hilfe.
Du darfst das auf gar keinen Fall als Versagen ansehen. Denn in Wirklichkeit bist du nur realistisch und verhinderst eine große Katastrophe, falls die Arbeit nicht rechtzeitig fertig wird!
Pass nur auf, dass du dich nicht beschwerst oder übermäßig gestresst wirkst. Geh einfach ruhig zu deinem Chef und teile ihm mit, dass du für Aufgabe 1 X Stunden brauchst, für Aufgabe 2 Y Stunden und für Aufgabe 3 Z Stunden. Und da dein Arbeitstag keine 54 Stunden betragen kann, würdest du es schätzen, wenn ihr zusammen nach einer Lösung suchen könntet.
Glaub mir, eine solche Vorgehensweite ist nicht nur für deinen Geisteszustand von Vorteil, sondern stärkt auch das Vertrauen deines Chefs in dich! Niemand hat gerne böse Überraschungen in Form von unvollendeter Arbeit, und alle schätzen Voraussicht und Ehrlichkeit!
Regel Nr. 5 der Prioritätensetzung ist: Wenn du weißt, dass du es nicht schaffst, solltest du um Hilfe bitten.
Entspann dich, atme tief durch und mach dich an die Arbeit
Das Tolle am Prioritätensetzen ist, dass du dich anschließend voll und ganz auf deine Arbeit konzentrieren kannst. Du brauchst dir keine Sorgen mehr zu machen, nicht unnötig zu kommunizieren (du trägst ja Kopfhörer, nicht vergessen!) und musst einfach nur noch arbeiten. Denn warum solltest du dich stressen, wenn du doch genau weißt, dass alles rechtzeitig fertig wird? Also atme noch einmal tief durch und leg los!
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